Voici six (06) conseils pour devenir un expert de l'utilisation de OneDrive.
OneDrive, le service de stockage en ligne de Microsoft, regorge de fonctionnalités subtiles qui, une fois maîtrisées, vous permettront d'exploiter pleinement ses avantages. Découvrez ici un aperçu des astuces essentielles pour devenir un expert de OneDrive.
Il y a un peu plus de quinze ans, Microsoft a introduit un espace de stockage en ligne destiné à la sauvegarde de fichiers, photos, vidéos et autres documents. Initialement lancé en 2007 sous le nom de SkyDrive, le service de stockage en ligne de Microsoft a été rebaptisé OneDrive en 2013. Ce changement de nom est intervenu à la suite d'une action en justice de la part du groupe audiovisuel British Sky Broadcasting, qui a contesté l'utilisation de la marque Sky et de ses dérivés par Microsoft.
Autrefois, OneDrive offrait une capacité de stockage gratuite très généreuse, allant jusqu'à 25 Go par compte. Cependant, l'offre a été réduite depuis. Malgré cela, la plate-forme demeure l'une des plus généreuses, proposant toujours environ quinze gigaoctets d'espace de stockage en ligne, une offre similaire à celle de Google Drive proposée par Google.
Au fil des années, Microsoft a transformé une simple plate-forme de stockage de fichiers en ligne en un outil devenu essentiel pour la sauvegarde des données. À présent, parfaitement intégré à Windows, OneDrive peut être configuré sur un PC pour synchroniser vos fichiers les plus importants. Toutefois, la plate-forme de stockage en cloud de Microsoft cache de nombreux secrets qui, une fois maîtrisés, vous permettront de tirer pleinement parti des capacités de ce service. Microsoft continue d'améliorer sa plate-forme, ayant récemment dévoilé la nouvelle interface qui sera déployée en 2024 sur OneDrive, avec de nombreuses nouveautés à la clé. En attendant, voici un aperçu des éléments essentiels pour devenir un expert de OneDrive.
1 - Restaurez des fichiers effacés par mégarde
Il est possible de supprimer accidentellement des fichiers non seulement de votre disque dur PC, mais aussi de OneDrive. Cependant, tout comme sur Windows, la plate-forme de stockage de Microsoft intègre un élément essentiel qui pourrait bien être un atout majeur pour de nombreux utilisateurs.
Pour récupérer des éléments supprimés, il vous suffit de vous rendre dans la corbeille de OneDrive, située dans la colonne de gauche. Tous les éléments que vous supprimez du stockage sont automatiquement placés dans cette corbeille, où ils restent pendant une période de trente jours. Vous avez donc un mois pour annuler la suppression et restaurer vos fichiers. Il vous suffit de sélectionner le fichier en question et de cliquer sur le bouton "Restaurer".
2 - Effectuez une sauvegarde automatique des photos de votre téléphone portable.
Bien que vous utilisiez probablement principalement OneDrive depuis votre ordinateur, il est essentiel de noter que ce service dispose également d'une application mobile très pratique, disponible à la fois sur iOS et Android. Cette application peut même être configurée pour synchroniser automatiquement les photos prises avec votre smartphone vers votre espace de stockage OneDrive. C'est une excellente solution si vous manquez d'espace de stockage sur iCloud (pour les utilisateurs d'iPhone) ou Google One (pour les utilisateurs d'Android), et cela devient d'autant plus avantageux si vous êtes abonné à Microsoft 365.
Pour effectuer une sauvegarde automatique des photos de votre smartphone vers OneDrive, suivez ces étapes : ouvrez l'application, cliquez sur votre avatar en haut à gauche, puis accédez aux Paramètres. Ensuite, dirigez-vous vers le menu "Chargement de l'appareil photo" pour activer votre compte OneDrive. Dès lors, les photos et vidéos que vous prendrez avec votre smartphone seront automatiquement synchronisées avec votre espace OneDrive.
3 - Rétablissez une version antérieure d'un fichier.
Lorsque vous travaillez sur des fichiers stockés sur OneDrive en les ouvrant directement dans Office en ligne, il est essentiel de noter qu'à chaque enregistrement de votre document, OneDrive conserve un historique des modifications apportées. Par conséquent, il vous est possible de revenir en arrière aisément et de restaurer une version antérieure d'un document sur lequel vous avez travaillé.
Pour effectuer cette opération, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier, puis de choisir l'option "Historique des versions". Le document s'ouvrira alors dans l'une des applications en ligne d'Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), affichant sur la gauche l'historique des modifications effectuées, y compris les versions antérieures par rapport à la version actuelle du fichier qui est affichée à l'écran.
Ensuite, choisissez simplement la version que vous souhaitez en sélectionnant la version appropriée, puis cliquez sur l'une des options suivantes : "Restaurer" pour remplacer le fichier existant par cette version, ou "Télécharger" pour obtenir une copie du fichier directement sur votre ordinateur.
4 - Mettez en service le coffre-fort numérique.
Peut-être n'en avez-vous pas encore connaissance, mais OneDrive propose un coffre-fort numérique. Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut, mais elle vous offre la possibilité de créer un espace sécurisé dans OneDrive pour protéger vos documents les plus confidentiels.
Pour activer le coffre-fort numérique de OneDrive, suivez ces étapes : Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée située dans le coin supérieur droit, puis accédez aux Paramètres.
Ensuite, choisissez l'option "Coffre-fort" dans le volet de gauche et appuyez sur le bouton "Activer" pour mettre en marche le coffre-fort.
Pour les utilisateurs d'un compte OneDrive gratuit, la capacité maximale de stockage dans le coffre-fort est limitée à trois fichiers. Si vous souhaitez dépasser cette limite, vous devrez opter pour un abonnement Microsoft 365.
En pratique, les fichiers que vous choisissez de placer dans le coffre-fort sont automatiquement protégés par une vérification d'identité. Chaque fois que vous souhaitez y accéder, OneDrive exigera une authentification de votre part, que ce soit en utilisant le lecteur d'empreintes digitales de votre appareil, la reconnaissance faciale, ou en vous envoyant un code par SMS.
5 - Effectuez la numérisation de vos documents.
Si vous recherchez une méthode simple et efficace pour scanner des documents, vous pouvez utiliser l'application OneDrive sur votre iPhone ou smartphone Android. Cette application intègre une fonction de numérisation de fichiers, vous permettant de les enregistrer directement dans votre espace OneDrive.
Pour effectuer la numérisation d'un document avec OneDrive, suivez ces étapes : Ouvrez l'application sur votre smartphone, appuyez sur l'icône en forme de plus (+) située en haut à droite, puis choisissez l'option "Numériser". Cela activera automatiquement l'appareil photo de votre smartphone. Ensuite, sélectionnez le type de document à numériser en faisant glisser l'écran vers la gauche, pointez votre smartphone vers le document, prenez la photo. Vous pouvez ajuster le cadrage de l'image au besoin, puis appuyez sur le bouton "Confirmer".
OneDrive met à votre disposition diverses fonctionnalités pour vous permettre d'éditer votre numérisation. Cliquez sur le bouton "Valider", sélectionnez un dossier de destination, personnalisez le nom du document, puis appuyez sur la coche située en haut à droite pour enregistrer votre numérisation.
6 - Intégrez des fichiers joints stockés dans OneDrive dans Outlook.
Si vous êtes un utilisateur de OneDrive, il est probable que vous utilisiez également Outlook. Heureusement, la plateforme de stockage en ligne de Microsoft s'intègre parfaitement avec les différentes applications de Microsoft, y compris la messagerie Outlook. Par conséquent, lorsque vous devez envoyer un document qui dépasse la limite de 20 Mo en tant que pièce jointe dans un e-mail, vous avez la possibilité de tirer parti du stockage en ligne de OneDrive pour contourner cette restriction.
Vous n'avez pratiquement rien à faire pour accomplir cela. Lorsque vous ajoutez une pièce jointe trop volumineuse dans Outlook, la messagerie devrait automatiquement vous offrir la possibilité de charger et de partager le fichier en question.